Zarządzanie dokumentami to jedno z takich rozwiązań, które są nam niezbędne w pracy jak i w domu. Za pomocą takiej opcji tworzymy właściwe bazy danych, do których przypisujemy zgodnie z przeznaczeniem odpowiednie informacje. Od takiej czynności zależy nieraz powodzenie całej naszej pracy, która była by bezowocna, gdyby dokumenty nie były zorganizowane w jakimś właściwym systemie. Zarządzanie dokumentami to także możliwość szybkiego wglądu w wiele rożnych informacji jednocześnie. Dzięki temu bardzo szybko przychodzi nam znalezienie tej właściwej wiadomości, która zawiera się w takim właśnie dokumencie.

Sam system erp powinien być prowadzony dla naszego wyłącznik bezpieczeństwa co najmniej w dwóch egzemplarzach. Istnieje bowiem wiele możliwości wystąpienia nieprzewidzianych wypadków, które mogą się przyczynić do tego, że nawet najbardziej zorganizowane informacje nie będą miały sensu, jeśli ulegną uszkodzeniu lub całkowitemu zniszczeniu, czy też skasowaniu. Jest wiele niebezpieczeństw, które mogą przyczynić się do takiego stanu rzeczy, jak na przykład awaria systemu, pożar albo złośliwy wirus, który spowoduje, że nasze dane będą niekompletne, przez co staną się bezużyteczne.

Najlepiej zrobić kopie na jakiś zewnętrzny nośnik pamięci, ponieważ jeśli komputer zostanie uszkodzony, to kopie, jak i same dokumenty, również przepadną. Najkorzystniejszym zatem rozwiązaniem jest zewnętrzny dysk twardy, który zawsze bezpiecznie można odłączyć, a znajdujące się na nim informacje, pozostaną nietknięte. Musimy bowiem zawsze pamiętać, że nie ma doskonałych systemów chroniących nasz komputer przed awariami.